内定辞退のやり方はどうする？いつまでに何をすればいいのかを徹底解説

内定を受け取ったものの、他の企業からも内定をもらい、内定を辞退するケースは少なくありません。しかし、いつまでに誰に何を伝えればいいのかわからない人も多いのではないでしょうか。とくに初めて内定辞退するときは不安になるものです。

内定辞退は、企業との関係や自分の印象にも影響を与える重要なプロセスです。そこで、本記事では、内定辞退のやり方について徹底解説します。例文を交えながらいつまでに何をすればいいかなど、内定辞退に関する疑問を解決します。

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内定辞退のやり方は電話とメールの2つ

内定辞退のやり方は電話とメールの2つです。一般的には電話で内定辞退を伝えますが、状況によってはメールで伝えても構いません。基本的な流れとしては、電話で内定辞退する旨を伝えた後に、メールで正式に辞退の意思を確認できる内容で送ります。

どちらの方法を選んでも、礼儀を守り、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。突然の辞退でも、できるだけ迅速に伝えることで、企業への配慮を示すこと意識しましょう。

【例文付き】電話で内定辞退するやり方や注意点

電話で辞退を伝える際は、まず自分の名前と内定をいただいたことに感謝の気持ちを述べ、その後辞退の理由を簡潔に伝えます。電話での辞退は、相手に直接伝えるため、メールに比べてより丁寧で誠実な印象を与えられます。しかし、準備をしっかりと行わないと、言葉に詰まったり相手に誤解を与える可能性もあるため注意しましょう。

• 内定辞退を電話でするときの伝え方を例文で紹介
• 内定辞退を電話でするときの注意点
• 内定辞退を電話でするメリット・デメリット

内定辞退を電話でするときの伝え方を例文で紹介

内定辞退を電話でするときの伝え方について見ていきましょう。

【例文1】

【例文2】

このように、感謝の気持ちをしっかりと伝え、理由も簡潔に説明することが大切です。電話では、相手の反応に焦らず冷静に対応することが求められます。

内定辞退を電話でするときの注意点

電話で内定辞退をする際には、いくつかの注意点があります。まず、相手企業に対して失礼がないよう、丁寧で礼儀正しい態度を保つことが重要です。以下のポイントに気をつけましょう。

• 電話をかけるタイミングを考慮する
• 理由を簡潔に伝える
• 必要に応じてメモや録音する

電話をかけるときは、1週間以内を目安に連絡しましょう。企業側も他の候補者との調整を行っているため、辞退が遅れると企業に迷惑をかけることになります。辞退する理由については、あまり詳細に説明しすぎないことがポイントです。

電話でのやり取りは、書面のように証拠が残りません。そのため、必要に応じて自分の記録としてメモを残しておくことをおすすめします。とくに、大切な確認事項や日程については、記録を残しておくと安心です。

内定辞退を電話でするメリット・デメリット

電話での内定辞退には、いくつかのメリットとデメリットがあります。電話を選ぶことで、より直接的に伝えられることが多いですが、その反面、注意が必要です。

【メリット】

• 感謝の気持ちを伝えやすい：電話では、自分の感謝の気持ちを相手に直接伝えられるため、より誠実に思いが伝わる。メールよりも温かみがあり、企業側に好印象を与える。
• 迅速に意思を伝えられる：電話であればすぐに連絡できるため、相手に迷惑をかけずに進行できる。
• 相手の反応がわかりやすい：直接相手の反応を確認できるため、質問や確認事項があればその場で解決できる。誤解を防ぎ、円滑なコミュニケーションが可能。

【デメリット】

• 緊張しやすい：電話でのやり取りに緊張してしまう人も多い。言葉に詰まったり、思ったように伝えられなかったりする可能性がある。
• タイミングが重要：相手が忙しい時間帯にかけると企業側に不快感を与えてしまう。事前に適切な時間帯を確認する必要がある。

【例文付き】メールで内定辞退するやり方や注意点

基本的には電話で内定辞退を伝えますが、状況によってはメールで行うこともあります。電話と違い自分の意志が伝わりにくいので、丁寧で礼儀正しい表現を心がけることが大切です。

• 内定辞退をメールでするときの伝え方を例文で紹介
• 内定辞退をメールでするときの注意点
• 内定辞退をメールでするメリット・デメリット

内定辞退をメールでするときの伝え方を例文で紹介

内定辞退をメールでするときの伝え方を例文で見ていきましょう。

【例文1】

【例文2】

内定辞退をメールでするときの注意点

メールで内定辞退をする際には、以下の注意点に気を付けることが大切です。

• 件名は簡潔に
• 礼儀正しく簡潔にまとめる
• 送信前に誤字脱字チェックする

電話で伝えるときと同様に、1週間以内に連絡をしましょう。メールチェックは出社してすぐに行うことが多いです。そのため、始業時間より少し早くメールを送ると、確認してもらいやすくなります。

「内定辞退のお知らせ・ご連絡」など、件名はわかりやすいようにしましょう。また、本文も簡潔にまとめるのがベターです。文章が長すぎると内容が伝わりにくく、採用担当者に無駄な時間を取らせるため、人によっては不快に感じてしまいます。

メール送る前には必ず誤字脱字がないか確かめてください。とくに会社名や採用担当者の名前が間違えていないか確かめましょう。

内定辞退をメールでするメリット・デメリット

内定辞退をメールでするメリット・デメリットは、以下の通りです。

【メリット】

• 時間を気にせず送信できる：相手の勤務時間に関係なく送信できる。自分の都合の良いタイミングで辞退の意向を伝えられる。
• 後から確認できる：記録として残るから後から確認できる。
• 精神的負担が少ない：電話よりも精神的負担が少ない。慌てることなく辞退の意思を伝えられる。

【デメリット】

• 相手の反応がわかりにくい：相手の反応がすくに確認できないので、伝えた内容が理解されているかわかりにくい。
• 客観的に見られやすい：文面で連絡するため、相手に冷たく感じられる場合がある。感謝の気持ちや誠意が十分に伝わるように工夫が必要。
• レスポンスが遅れることがある：相手が忙しい場合や、メールが埋もれてしまった場合は返信が遅れる。辞退の意思がきちんと伝わったかどうかの確認が必要。

内定辞退に関する10の疑問を解決

内定辞退を行う際には、さまざまな疑問が生じることがあります。いつ連絡をするべきか、どう伝えるべきかなど、判断に悩むことも少なくありません。内定辞退に関する10の疑問をわかりやすく解決します。

• 1.内定辞退はいつまでにすればいいの？
• 2.内定辞退は誰に伝えるの？
• 3.内定辞退は保留してもいいの？
• 4.内定辞退を連絡しなくてもいいの？
• 5.内定辞退する理由はどうすればいい？
• 6.内定辞退した後に企業から連絡がきたときは？
• 7.内定辞退するときに気を付けるマナーは？
• 8.内定辞退するときに退職代行サービスは利用できるの？
• 9.内定承諾後も辞退できるの？
• 10.内定辞退のやり方に失敗するとどんなトラブルが発生するの？

1.内定辞退はいつまでにすればいいの？

内定辞退は、一般的に内定を受け取った日から1週間以内に連絡することが望ましいです。仮に遅くなったとしても内定通知を受けてから2週間以内には、必ず連絡を入れるようにしましょう。

企業側から「内定を受けるかどうか、〇日までに返事をください」と指定された場合は、この期日を厳守してください。指定されていない場合は、1週間以内が基本ですが、心配な人は連絡して確かめておきましょう。

企業は他の候補者との選考を進めている場合が多いため、あなたが辞退することで次の選考がスムーズに進むように配慮が必要です。また、内定辞退のタイミングを遅らせることで、企業に対して不信感を抱かせる可能性もあるため、できるだけ早く意思を伝えましょう。

2.内定辞退は誰に伝えるの？

内定辞退を行う際は、まず内定を出してくれた担当者に連絡することが基本です。企業から内定をもらった際には、内定通知書と一緒に「担当者名」や「連絡先」も記載されていることが多いため、その担当者に対して辞退の意思を伝えるようにします。

ただし、企業によっては、内定辞退を伝える先が人事部門や総務部門の別の担当者である場合もあります。こうした場合には、内定通知書に記載された連絡先を確認してから、適切な担当者に連絡を入れることをおすすめします。

また、内定を辞退する際には、電話やメールで直接連絡をすることが基本ですが、メールでの連絡に抵抗がある場合には、電話で伝えた後にフォローアップとしてメールを送ると良いでしょう。

3.内定辞退は保留してもいいの？

内定辞退は保留しても構いません。基本的には企業が提示した期間内のみ保留することが望ましいです。しかし、企業が提示した期間以上に保留したい場合は、保留したい期間と理由を企業に説明し、承諾を得ましょう。

例えば、「他の選考が進行中で、最終的な判断をするまで〇月〇日まで保留していただくことは可能でしょうか？」といった内容を伝えます。もちろん企業側も他の選考者との兼ね合いがありますので、保留できない場合もあります。

4.内定辞退を連絡しなくてもいいの？

内定辞退を連絡しないことは絶対に避けるべきです。内定を辞退する場合でも、企業には必ずその旨を連絡する責任があります。内定をもらった企業に対して、無断で辞退することは失礼にあたりますし、他の候補者の選考にも影響を与える行為です。

また、内定辞退を連絡しないことで、企業側が次の選考に進むための準備が進まなくなり、その結果、企業側に迷惑をかけてしまいます。こうした事態を避けるためにも、内定辞退をする際は必ず事前に連絡を入れることが大切です。

とくに、内定通知に気づかず、期限を過ぎてしまった場合は、できるだけ早く辞退の意思を伝えることが求められます。無断で放置せず、速やかに対応するよう心掛けましょう。

5.内定辞退する理由はどうすればいい？

内定辞退をする理由は「他の企業に決まったから」「家庭の事情」など、一般的に理解されやすい理由であれば、問題ありません。誠実に伝えることが重要ですが、あまり詳細に説明しすぎない方が良いでしょう。例えば、以下のような伝え方が適切です。

「慎重に検討した結果、他の企業に進むことを決めました。御社の選考過程でお世話になり、心から感謝していますが、今後のキャリアを考えた上で、このような決断をさせていただきました。」

内定辞退の理由は、企業に対して無理に説明する必要はありません。辞退すること自体に理由をつける必要はないので、あくまでも感謝の気持ちを示しつつ、簡潔に伝えましょう。

6.内定辞退した後に企業から連絡がきたときは？

内定辞退をした後に企業から連絡がきた場合は、誠実に対応することが重要です。企業が再度あなたに内定を出したいと考えている場合や、選考に関する確認が必要な場合があります。その場合には、冷静に対応し、感謝の気持ちを伝えると共に、辞退の意思を改めて伝えます。

例えば、企業から「再度内定を考え直したい」と連絡があった場合、あなたが本当に他の企業に決めているのであれば、その旨をきちんと伝えましょう。企業からの再度の連絡があっても、内定辞退の意思を強く示し、誠実に対応することが大切です。

7.内定辞退するときに気を付けるマナーは？

内定辞退するときに気を付けるマナーは主に「すぐに連絡を返す」「感謝の気持ちを伝える」の2つです。基本的に企業から連絡がきたときは、24時間以内に返すのがマナーです。保留する場合でもすぐに連絡を返しましょう。

また、内定辞退するときは感謝の気持ちを伝えて丁重に断りましょう。入社しないから関係ない、と思う人もいますが、ビジネスマナーと必要なことです。

8.内定辞退するときに退職代行サービスは利用できるの？

退職代行サービスは、一度入社した人が退職する際に利用するイメージが強いですが、内定辞退でも利用可能です。ただし、内定辞退はサービス内容に含まれていない場合もありますので、事前に確認しておきましょう。

9.内定承諾後も辞退できるの？

結論からいえば、内定承諾後も辞退することは可能です。ただし、内定承諾後の辞退は、企業側にとって大きな影響を与えるため、できるだけ避けるのが望ましいでしょう。とくに、入社手続きが進んでいる場合や、入社の準備が整っている状況で辞退を申し出ると、企業に迷惑をかける可能性があります。

内定承諾後に辞退する場合、企業側によっては「損害賠償を請求する」といった対応を取る可能性があります。しかし、法律的には労働契約が成立するのは通常、入社日以降となるため、実際に損害賠償を請求されるケースはほとんどありません。

損害賠償のリスクは少ないものの、子会社や関連会社に転職できないなどのリスクもあり得ますので、十分に注意しましょう。

10.内定辞退のやり方に失敗するとどんなトラブルが発生するの？

企業への連絡を怠ったり、不誠実な対応をしたりすると、以下のような問題が生じることがあります。

• 電話やメールでしつこく連絡が来る
• 同じ業界内での転職が難しくなる可能性がある
• 法的措置を取られる可能性がある（稀なケース）

内定辞退は決して悪いことではなく、むしろ自分のキャリアにとって正しい選択をするための一つの手段です。しかし、辞退の伝え方を誤ると、トラブルに発展する可能性もあるため、マナーを守りつつ、適切な方法で対応することが大切です。

まとめ

内定辞退のやり方について紹介しました。内定を辞退することは悪いことではありません。マナーを守って適切に対応しましょう。期日を過ぎてしまい連絡しにくい、電話で伝えるのが難しい人は、退職代行サービスを利用するのも一つの手です。

ただし、サービス内容に含まれているか異なりますので、確認してから依頼しましょう。