人事情報が社内で筒抜けになる原因｜違法性や対処法を解説

人事部にしか話していない内容を上司や同僚が知っていると、人事情報が社内で筒抜けになっているのではないかと不安になるでしょう。

給与や人事評価、退職・休職の相談など、ほかの社員には知られたくない情報も少なくありません。

ただし、人事情報が社内で共有されているからといって、必ずしも違法になるわけではありません。

業務上必要な共有もあれば、情報の取り扱いに問題がある場合もあります。

本記事では、人事情報が社内で筒抜けになる原因や違法性について解説します。

情報が広まっていた場合の対処法や、漏えいを防ぐための予防策も紹介しますので参考にしてください。

人事情報が社内で筒抜けになるのは違法なのか

人事情報が社内のほかの社員に知られていたとしても、それだけで違法になるとは限りません。

人事や労務に関する業務を進めるため、上司や関係部署への情報共有が必要になる場合もあります。

一方で、業務上必要のない社員にまで情報を共有したり、本来の利用目的とは異なる目的で利用したりすると、個人情報保護法上の問題が生じる可能性があります。

まずは、人事情報がどのように扱われるのか、個人情報保護法との関係から確認していきましょう。

• 従業員の人事情報も個人情報保護法の対象になる
• 業務上必要な範囲での社内共有は違法とは限らない
• 利用目的を超えて人事情報を共有すると違法になる可能性がある
• 社外への人事情報の提供は原則として本人の同意が必要になる
• 人事情報の漏えいを防ぐために適切な管理が求められる

従業員の人事情報も個人情報保護法の対象になる

従業員の人事情報も、氏名などによって特定の個人を識別できるものであれば、個人情報保護法の対象になります。

例えば、給与や賞与、人事評価、異動・昇進、経歴など、会社が従業員について保有している情報には個人情報に該当するものがあります。

顧客の情報だけではなく、従業員に関する情報も適切に取り扱わなければなりません。

そのため、会社が保有する人事情報を誰にでも自由に見せたり、必要性がないにもかかわらず社内で広く共有したりしてよいわけではありません。

業務上必要な範囲での社内共有は違法とは限らない

人事情報がほかの社員に共有されていたとしても、業務上必要な範囲であれば違法とは限りません。

人事異動を決めるために人事部と所属部署の責任者が人事評価を共有したり、給与計算のために担当部署が給与情報を確認したりする場合があります。

会社が人事・労務管理を進めるうえで、複数の担当者による情報共有が必要になることもあるでしょう。

そのため、人事部に伝えた内容を上司が知っていたからといって、直ちに情報漏えいと判断できるわけではありません。

重要なのは、誰にどのような目的で共有されたのかです。

利用目的を超えて人事情報を共有すると違法になる可能性がある

会社が人事情報を取り扱う際は、原則として特定した利用目的の範囲内で利用する必要があります。

そのため、業務上必要な範囲を超えて人事情報を利用・共有している場合は、個人情報保護法上の問題が生じる可能性があります。

例えば、人事評価のために収集した情報を業務とは関係のない社員に見せたり、人事面談で聞いた個人的な内容を必要性もなく周囲へ広めたりする場合です。

ただし、どこまでの共有が認められるかは、会社が示している利用目的や情報の内容、共有された相手などによって異なります。

社外への人事情報の提供は原則として本人の同意が必要になる

会社が従業員の個人データを社外の第三者へ提供する場合は、原則として本人の同意が必要です。

例えば、業務上の必要性がないにもかかわらず、給与や人事評価、住所などの情報を外部の会社や個人へ伝える行為は問題になる可能性があります。

ただし、法令に基づいて提供する場合など、本人の同意がなくても第三者提供が認められることもあります。

また、給与計算などを外部業者へ委託する場合は、個人情報保護法上の第三者提供に当たらない場合もあるため、社外へ情報が渡っただけで違法とは判断できません。

社外への提供が疑われる場合は、誰に何の目的で情報が渡ったのかを確認することが大切です。

人事情報の漏えいを防ぐために適切な管理が求められる

会社には、個人情報保護法に基づき、人事情報などの個人データが漏えいしないよう、必要かつ適切な安全管理措置を講じる義務があります。

ただし、具体的な管理方法が法律ですべて決められているわけではありません。

人事システムを閲覧できる社員を限定する、社内規程を設ける、従業員へ教育するなど、会社の規模や取り扱う情報に応じた対策が必要です。

つまり、人事情報を適切に管理するのは会社の任意ではなく、法律上求められている対応です。

どのような方法で管理するかについては、個人情報保護法やガイドラインを踏まえて会社側が決めます。

人事情報が社内で筒抜けになる原因

人事情報が社内で広まる原因は、会社によってさまざまです。

業務上必要な範囲で共有されている場合もあれば、情報管理の不備や人事担当者の不用意な発言などが原因になっていることもあります。

人事情報がどこから広まったのかによって、会社側に問題があるかどうかも変わります。

人事情報が社内で筒抜けになる主な原因を見ていきましょう。

• 業務上必要な範囲で上司や関係部署に共有されている
• 人事システムを閲覧できる社員が多い
• 情報の管理方法や社内ルールに問題がある
• 人事担当者が不用意に情報を話している
• 情報を知った社員から噂として広まっている

業務上必要な範囲で上司や関係部署に共有されている

人事部にしか伝えていない情報でも、業務上必要であれば上司や関係部署に共有される場合があります。

例えば、異動を希望していることを人事部へ相談した場合、実際に異動できるか検討するために所属部署の上司や異動先の責任者などへ情報が共有されることもあるでしょう。

そのため、人事部にしか話していない内容を上司が知っていたとしても、必ずしも情報が不適切に漏れたとは限りません。

人事システムを閲覧できる社員が多い

人事システムを閲覧できる社員が多いことも、人事情報が社内で筒抜けになる原因の一つです。

人事システムには、給与や人事評価、異動履歴、住所など、従業員に関するさまざまな情報が登録されています。

閲覧権限が必要以上に広く設定されていると、本来その情報を必要としない社員まで確認できてしまいます。

また、部署や役職ごとに閲覧できる情報が細かく制限されていない場合も、必要以上の人事情報を知られる原因になるでしょう。

人事システムそのものに問題がなくても、アクセス権限の設定が適切でなければ、人事情報が多くの社員に知られるきっかけになります。

情報の管理方法や社内ルールに問題がある

人事情報の管理方法や社内ルールに問題があり、情報が社内へ広まってしまうこともあります。

例えば、人事関係の書類を誰でも見られる場所に保管している、共有フォルダへのアクセス制限がない、個人情報を含むメールを誤った相手に送信するといった場合です。

また、人事情報を誰まで共有してよいのか明確なルールがなければ、担当者によって情報の取り扱い方が変わってしまいます。

本来は共有する必要のない社員にまで情報が伝わることもあるでしょう。

人事担当者が不用意に情報を話している

人事担当者は、給与や評価、異動、退職予定など、一般の社員が知らない情報に触れる機会が多い立場です。

そのため、業務上知った情報を必要のない社員に話してしまうと、そこから人事情報が広がる可能性があります。

特に、休憩中の雑談や飲み会などで話した内容が、別の社員へ伝わっていくこともあるでしょう。

本人に情報を広める意図がなくても、一度話してしまえば、その後どこまで広がるかは分かりません。

人事担当者による不用意な発言も、人事情報が社内で筒抜けになる原因の一つです。

情報を知った社員から噂として広まっている

もともとは業務上必要な共有だったとしても、情報を知った上司や社員が別の人に話せば、そこから次々と情報が伝わってしまいます。

特に、異動や昇進、退職などはほかの社員からも関心を持たれやすく、噂として広がる場合があるでしょう。

また、最初に共有された内容が正確でも、人から人へ伝わる過程で憶測が加わり、実際とは異なる情報として広まることもあります。

人事部が直接情報を漏らしたわけではなくても、情報を知った社員同士の会話をきっかけに、結果として社内で筒抜けになることがあります。

人事情報のうち社内で共有される可能性がある情報

会社が管理している人事情報は、給与や人事評価だけではありません。

異動や退職、人事面談で話した内容など、さまざまな情報が含まれています。

これらの情報はすべての社員へ公開されるわけではありませんが、人事・労務管理などのために上司や担当部署へ共有される場合があります。

社内で共有される可能性がある主な人事情報を紹介します。

• 給与や賞与に関する情報
• 人事評価に関する情報
• 異動や昇進・降格に関する情報
• 退職や休職に関する情報
• 人事面談や相談で話した内容
• 経歴や保有資格などの情報
• 家族構成や住所などの個人情報

給与や賞与に関する情報

給与や賞与に関する情報は、会社が管理する代表的な人事情報の一つです。

基本給や各種手当、賞与の支給額などは、給与計算を担当する人事・労務担当者などが把握しています。

また、昇給や賞与額を決めるため、上司や部署の責任者などに必要な情報が共有される場合もあるでしょう。

ただし、給与や賞与はほかの社員に広く知らせる必要がある情報ではありません。

同僚などが自分の具体的な給与額を知っている場合は、どこから情報が伝わったのか気になるところです。

人事評価に関する情報

人事評価に関する情報も、業務上必要な範囲で社内共有される可能性があります。

人事評価は直属の上司だけで決めるとは限りません。

会社によっては、上司が付けた評価を部署の責任者や人事部が確認し、最終的な評価を決定します。

そのため、自分の評価や評価理由を複数の社員が把握している場合もあるでしょう。

また、人事評価は昇給や賞与、昇進・昇格などの判断材料として使われることもあります。

その際、判断に関わる担当者へ評価内容が共有される場合があります。

異動や昇進・降格に関する情報

異動や昇進・降格に関する情報も、人事部だけでなく関係する部署へ共有される場合があります。

人事異動を実施する際は、現在所属している部署だけでなく、異動先の責任者などとの調整が必要です。

昇進・降格についても、人事部や直属の上司、部署の責任者など複数の社員が決定に関わることがあります。

そのため、正式な発表前であっても、人事異動や昇進・降格の予定を一部の社員が把握している場合もあるでしょう。

ただし、決定前の人事情報が関係のない社員へ伝わると、社内で噂として広がる原因にもなります。

退職や休職に関する情報

退職する場合は、退職日や引き継ぎ、後任の手配などを進める必要があるため、所属部署の責任者や人事・労務担当者などが情報を把握します。

業務の引き継ぎが必要になれば、同じ部署の社員にも退職予定が伝わることがあるでしょう。

休職についても、人員配置や業務分担を変更する必要があるため、関係する担当者への共有が必要になる場合があります。

ただし、退職理由や休職理由まで広く共有する必要があるとは限りません。

退職・休職する事実と、その理由などの詳しい情報は分けて考える必要があります。

人事面談や相談で話した内容

人事面談や相談で話した内容も、必要に応じて社内で共有される可能性があります。

例えば、仕事内容や職場環境について相談した場合、問題を解決するために直属の上司や関係部署へ内容が伝えられることもあるでしょう。

部署異動を希望した場合も、人事部だけで判断できないため、関係者への共有が必要になる場合があります。

そのため、人事担当者に相談した内容がすべて人事部内だけで完結するとは限りません。

相談内容によっては、対応するために複数の社員が情報を把握することになります。

一方で、相談した内容すべてを共有する必要があるとは限らず、対応に必要な情報だけが共有される場合もあります。

経歴や保有資格などの情報

学歴や職歴、保有資格などの情報も、会社が人事情報として管理しています。

これらは採用時に提出した履歴書や職務経歴書、資格証明書などをもとに会社が把握する情報です。

入社後も、人員配置や担当業務を決める際などに利用される場合があります。

特に、資格が必要な業務へ配置する場合や、過去の経験を活かせる部署への異動を検討する場合は、人事部だけでなく配属先の責任者などへ情報が共有されることもあるでしょう。

家族構成や住所などの個人情報

住所は通勤手当の支給や社会保険などの手続きで使用される場合があります。

また、扶養に関する手続きなどのため、配偶者や子どもなどの情報を会社へ提出している人もいるでしょう。

これらの情報は、人事・労務や給与計算などを担当する社員が業務上確認する場合があります。

一方で、家族構成や住所は通常の業務を進めるうえで広く共有する必要性が低い情報です。

人事・労務などの担当者以外にまで知られている場合は、どのような経緯で情報が共有されたのか確認する必要があります。

人事情報が社内で筒抜けになっていた場合の対処法

人事部にしか伝えていない内容を同僚が知っているなど、人事情報が必要以上に広まっていると感じた場合は、まず状況を確認することが大切です。

業務上必要な範囲で共有されている可能性もあるため、社内で知られているだけで情報漏えいと決めつけることはできません。

一方、不適切な情報共有が疑われる場合は、経緯を確認したうえで社内外の窓口へ相談する方法があります。

人事情報が社内で筒抜けになっていた場合の対処法を紹介します。

• 誰にどのような人事情報が知られているのか確認する
• 情報が広まった経緯や証拠を残しておく
• 人事部に情報が共有された理由を確認する
• 個人情報保護委員会に相談する
• 労働局の総合労働相談コーナーに相談する
• 人事情報の管理に不安がある場合は転職を検討する

誰にどのような人事情報が知られているのか確認する

人事情報が社内で筒抜けになっていると感じたら、まず誰にどのような情報が知られているのか確認しましょう。

人事部にしか話していない内容を上司が知っていたとしても、業務上必要な範囲で共有されているだけかもしれません。

一方、関係のない同僚まで給与や人事評価、相談内容などを知っているのであれば、不適切に情報が広まっている可能性があります。

また、一人だけが知っているのか、部署内の多くの社員にまで広まっているのかによっても状況は異なります。

情報が広まった経緯や証拠を残しておく

人事情報が必要以上に広まっている場合は、どのような経緯で発覚したのか記録しておきましょう。

例えば、同僚から自分しか知らないはずの人事情報について話をされた場合は、いつ、誰から、どのような内容を聞いたのかを記録します。

メールや社内チャットなどに情報が残っているのであれば、削除される前に保存しておくことも大切です。

誰から誰へ情報が伝わったのか分かる場合は、その経緯についても記録してください。

後から記憶だけを頼りに説明するより、具体的な日時や内容が残っているほうが状況を説明しやすくなります。

人事部に情報が共有された理由を確認する

人事情報がほかの社員に知られていても、業務上必要な範囲で共有されたのであれば、不適切な情報共有とは限りません。

まずは、誰に、どのような目的で情報を共有したのか確認することが大切です。

一方、人事部でも情報が広まった理由を把握していなかったり、業務とは関係のない社員にまで共有されていたりする場合は、会社の情報管理に問題がある可能性があります。

共有された理由を確認すれば、正当な情報共有だったのか、それとも情報漏えいなどの問題が起きているのかを判断する材料になるでしょう。

個人情報保護委員会に相談する

個人情報保護委員会には、個人情報保護法に関する相談を受け付ける個人情報保護法相談ダイヤルがあります。

会社が自分の個人情報を不適切に共有している、情報管理に問題があるといった場合に、個人情報保護法の考え方や対応方法について相談できます。

ただし、個人情報保護委員会が本人に代わって会社へ損害賠償を請求したり、個別のトラブルを直接解決したりする窓口ではありません。

人事部へ確認しても納得できない場合や、個人情報保護法上の問題があるのか判断できない場合に、相談先の一つとして利用するとよいでしょう。

労働局の総合労働相談コーナーに相談する

総合労働相談コーナーでは、労働条件や配置転換、いじめ・嫌がらせなど、幅広い労働問題について無料で相談を受け付けています。

例えば、人事情報が広まったことをきっかけに職場で嫌がらせを受けている場合や、会社へ相談しても対応してもらえない場合などに利用を検討するとよいでしょう。

個人情報の取り扱いそのものについて確認したい場合は個人情報保護委員会、情報漏えいによって職場でトラブルが起きている場合は総合労働相談コーナーなど、相談したい内容に応じて窓口を使い分けるのがおすすめです。

人事情報の管理に不安がある場合は転職を検討する

人事情報が何度も社内に広まっているなど、会社の情報管理に不安を感じる場合は、転職を検討するのも一つの方法です。

一度だけのミスで会社がすぐに改善してくれたのであれば、そのまま働き続ける選択肢もあるでしょう。

一方、人事部へ相談しても改善されない、誰が情報を漏らしたのか分からない状態が続くのであれば、今後も同じような問題が起きる可能性があります。

給与や人事評価、退職・休職の相談など、人事部には今後もさまざまな個人情報を伝える機会があります。

情報が漏れるかもしれないと不安を抱えながら働き続けるのは負担になるでしょう。

人事情報が社内で筒抜けになるのを防ぐための予防

人事情報がどこまで社内で共有されるのかは、相談内容や会社のルールによって異なります。

業務上必要であれば、人事部以外の社員へ情報が共有される場合もあるでしょう。

人事情報が必要以上に社内へ広まるのを防ぐための予防策を紹介します。

• 相談前に誰まで情報が共有されるのか確認する
• 共有してほしくない情報を明確に伝える
• 相談に必要のない個人的な情報まで話さない
• 情報が漏れた場合の対応について事前に確認する

相談前に誰まで情報が共有されるのか確認する

人事部へ相談する際は、話した内容が誰まで共有される可能性があるのか事前に確認しておきましょう。

相談内容によっては、人事部だけで解決できず、直属の上司や部署の責任者などへ情報を共有する必要があります。

人事部だけに話すつもりだったのに、あとから上司も知っていたとなれば、不信感につながるかもしれません。

特に、人間関係や異動、退職など周囲に知られたくない相談をする場合は、どの範囲まで共有されるのか確認しておくことが大切です。

共有してほしくない情報を明確に伝える

相談内容によっては、問題を解決するために上司や関係部署への共有が必要になる場合があります。

ただし、相談した内容のすべてを伝える必要があるとは限りません。

対応に必要な内容は共有してもよいものの、個人的な事情については伏せてほしいところは共有しないように伝えましょう。

どの情報を知られたくないのか人事担当者に伝えておけば、必要な範囲だけで情報を共有してもらえる可能性があります。

共有が必要な場合には、事前に知らせてもらうようお願いしておくのもよいでしょう。

相談に必要のない個人的な情報まで話さない

人事担当者に話した情報が必ず社内へ広まるわけではありませんが、そもそも伝えていない情報であれば、人事部からほかの社員へ共有される心配もありません。

相談とは直接関係のない家庭の事情やプライベートな出来事まで詳しく説明する必要はないでしょう。

人事部へ相談する前に、どの情報まで伝える必要があるのか考えておくと、知られたくない個人情報が社内へ広まるリスクを抑えられます。

情報が漏れた場合の対応について事前に確認する

人事部へ相談する前に、万が一情報が漏れた場合に会社がどのように対応するのか確認しておく方法もあります。

情報漏えいが発覚した際の報告先や調査方法、社内の相談窓口などを確認しておけば、実際に問題が起きたときにすぐ対応できます。

会社によっては、個人情報の取り扱いや漏えい時の対応について社内規程を設けている場合もあるでしょう。

また、情報管理について事前に確認することで、会社が人事情報をどの程度慎重に取り扱っているのかを知る材料にもなります。

まとめ

人事情報が社内で共有されていたとしても、業務上必要な範囲であれば、必ずしも違法とは限りません。

一方、利用目的を超えて情報を共有したり、適切な管理をしていなかったりする場合は、個人情報保護法上の問題につながります。

人事部にしか話していない内容を関係のない社員まで知っている場合は、まず誰にどのような情報が広まっているのか確認しましょう。

そのうえで、人事部に共有された理由を確認し、必要に応じて個人情報保護委員会や労働局へ相談する方法があります。

人事情報が何度も漏れるなど、会社の情報管理に不信感があり、改善も期待できないのであれば、転職して働く環境を変えることも選択肢の一つです。